Agora no Linte: migração automática de campos da demanda para o contrato
November 24, 2023
Engana-se quem pensa que o jurídico de uma empresa é a única área que pode se beneficiar da contratação do software de gestão de contratos Linte. Além de facilitar a abertura de demandas dos clientes internos para o jurídico, nossa plataforma também é capaz de organizar a rotina e trazer muito mais eficiência e agilidade para diversos setores, entre eles o de Compras.
Quando nos referimos à gestão de contratos, não nos limitamos às ações do jurídico corporativo, e o setor de Compras é um ótimo exemplo. Afinal, o controle de documentos e contratos é uma tarefa essencial para manter o bom funcionamento em Compras, principalmente quando o setor possui uma grande quantidade de contratos vigentes ao mesmo tempo.
Uma má administração dos contratos sob responsabilidade do setor de Compras pode trazer consequências muito negativas para a empresa, principalmente na questão financeira. Por isso, um monitoramento constante com a ajuda de um software de gestão de contratos como o Linte pode ser fundamental.
Assim, apresentamos abaixo 5 das principais vantagens que qualquer setor corporativo de Compras terá ao contratar o Linte. Confira a lista!
Quem nunca se perdeu ou gastou tempo demais procurando alguma informação em e-mails? Embora seja uma maneira rápida e simples de comunicação, a troca de e-mails com documentos importantes pode ter o efeito contrário e acabar atrasando o processo de negociação dentro do setor de Compras.
Porém, com o Linte, é muito fácil encontrar algum dado ou informação específica, já que tanto as demandas internas abertas para Compras quanto os cadastros dos fornecedores ficam centralizadas na mesma plataforma. "A área solicitante abre a demanda para Compras, que segue com todas as etapas do seu processo, aciona o jurídico dentro da plataforma e já manda para assinatura por lá mesmo", resume Hayda Lima, Account Executive da Linte.
Uma vez que o contrato foi assinado, é possível fazer a gestão dentro do Linte também, acompanhando prazos e obrigações. "Então um processo que usava vários canais diferentes, agora consegue centralizar todos os históricos de etapas e aprovações em uma única plataforma", completa.
A centralização das informações que comentamos acima também é essencial na hora da negociação ou da renovação dos contratos, o que pode trazer uma consequente redução de custos para a empresa. Isso porque o Linte possui diversas notificações personalizáveis para você não deixar passar nenhum prazo importante nem perder dias fundamentais de renegociação porque a data do fim do contrato está próxima e ninguém se deu conta disso antes.
"Quando você não tem controle de um contrato, você perde vantagem na hora de renovar e conseguir uma boa negociação na hora da renovação. Às vezes existe uma certa pressão para renovar do jeito que está já que em muitos casos se trata de um fornecimento essencial, que a empresa não pode ficar nem um dia sem", explica Aline Tobal, head de Sales da Linte.
Ou seja, com as datas essenciais bem mapeadas no Linte, é possível ter um controle muito melhor do status de todos os processos sob responsabilidade de Compras. Dessa forma, a equipe tem mais tempo para negociar e ser capaz de fechar um ótimo negócio, sem correria e com um melhor custo-benefício.
Sabemos que o setor de Compras possui metas bem estabelecidas e é muito cobrado por elas. Dentro dessa lógica, muitos gestores têm como meta a redução do custo operacional da área, o que pode ser alcançado tendo em vista a centralização das informações e o controle de prazos que mencionamos acima.
Outra questão que auxilia no cumprimento dos objetivos traçados é a maior proximidade com o setor jurídico, facilitada pelo Linte. Quem explica é Taise Fernandes, Procurement and Facilities Coordinator na Escale e cliente aqui da Linte.
"Se você tem um contrato que tem alguma condição ou cláusula especial, você consegue dividir o documento com o jurídico através do Linte para ver se faz sentido aceitar essa proposta ou não. A própria plataforma possibilita compartilhar isso com o jurídico e deixa documentado lá dentro", conta.
Uma das funcionalidades do Linte que possui grande valia para o setor de Compras é o cadastro de fornecedores. Dependendo do tamanho da empresa e do ramo de atuação, o setor precisa administrar diversos atuais e potenciais fornecedores.
"Alguns clientes nossos utilizam o Linte para fazer o cadastro de fornecedores diretamente pelo site. A empresa inclui essas informações e, após a finalização do preenchimento do formulário, os dados entram para a plataforma", conta Aline.
Na sequência, o profissional do time de Compras consegue conversar com os possíveis fornecedores por meio do mural do Linte para esclarecer algum ponto ou continuar o processo de negociação. “Imagine que, ao decidir por um fornecedor, todas as informações necessárias já estão na plataforma e já podem ser usadas inclusive para gerar uma minuta automaticamente”, completa.
Por fim, ressaltamos outra funcionalidade que traz um valor agregado muito interessante para o setor de Compras: a gestão de fornecedores. Desta forma, o time é capaz de analisar os status e as informações fundamentais das empresas durante todo o processo: desde o cadastro (como vimos no tópico anterior) até a assinatura e posterior gestão dos contratos sob responsabilidade de Compras.
Aline relembra um caso em que essa administração fez toda a diferença para o negócio de um dos nossos clientes. “O Linte permite que a empresa tenha a visão de todos os contratos ativos com seus fornecedores. Uma empresa descobriu um prejuízo enorme porque tinha vários contratos com o mesmo fornecedor e cada contrato tinha uma negociação diferente de preço”, lembra. Quando a companhia, com a ajuda do Linte, descobriu essa situação, foi feita uma nova negociação unificada e o resultado foi uma economia “na casa dos milhões de reais”, completa Aline.
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