Como automatizar os seus contratos na prática

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Você sente dificuldades para implementar a automação de contratos?

Para executivos que lidam com muitos contratos, conseguir fazer um bom processo de automatização pode ser fundamental para alavancar o rendimento do trabalho.

Dessa forma, hoje você aprenderá como automatizar os seus contratos na prática. Além disso, também abordaremos temas importantes, como é o caso da utilização de softwares para automatização e gestão do ciclo de vida de cada contrato. 

Agora, vamos lá!

Principais Vantagens em Automatizar Contratos

Antes de propriamente falarmos sobre como você pode automatizar os seus contratos, é importante que você entenda quais vantagens você tem ao fazer isso. Portanto, veja agora as principais vantagens que você terá ao começar a automatizar contratos:

Gestão mais apurada

Sendo uma das principais vantagens, ao começar a automatizar os seus contratos, você conseguirá fazer uma gestão mais apurada. Isso porque, ao automatizar, você terá mais tempo para analisar cada contrato e assim poderá geri-los de uma forma mais apurada. 

Controle 

Para um negócio, uma das principais coisas que você deve ter é o controle. Ao automatizar os seus contratos, você começará a ter um controle maior sobre eles.

Entendendo onde eles estão, qual ciclo de vida se enquadram e como estão sendo procedidos. Tudo de uma forma prática e que lhe permita estar no controle da situação. Não há nada pior, do que não ter controle sobre os contratos que estão ativos no seu setor. Isso pode causar danos, às vezes irreversíveis.

Produtividade

Além das duas vantagens que falamos antes, uma que tem um grande peso é a da produtividade. Ao conseguir montar uma boa estrutura de automatização de contratos, a sua produtividade como profissional irá crescer de forma disruptiva.

Um dos maiores erros que executivos e advogados costumam cometer é de tentar manter tudo no offline. O mundo evoluiu, com isso, usando o digital como uma ferramenta, você conseguirá automatizar contratos que antes lhe demandavam um bom tempo.

Como Começar a Automatizar os seus Contratos

Agora, partindo para um ponto mais prático, falaremos como você pode automatizar os seus contratos de uma forma simples, prática e efetiva.

Para nós, essa estruturação de um processo de automação de contratos pode ser feita seguindo três passos simples, são eles:

Padronização

Primeiramente, é de suma importância que você comece a padronizar os seus contratos. Se você parar para analisar, boa parte dos contratos que você faz hoje, possuem um padrão implícito.  Vendo isso, basta você começar a seguir esse padrão na hora de montar os contratos. É claro que, dependendo do tipo de contrato, haverá um determinado padrão.

Com isso, cabe a você estruturar um modelo para cada contrato que o seu setor acaba usando. Para começar a estruturação desse modelo, é importante que você comece analisando os tipos de contratos mais utilizados no seu setor. 

Dessa forma, após isso, você poderá começar a analisar o tipo de estrutura que se repete em cada um desses contratos. Tendo uma noção dessas estruturas, você estará apto a criar modelos padronizados para cada contrato usado.

Isso pode parecer algo simples, mas para o dia a dia, pode ter certeza que isso poupará muito tempo e aumentará muito a sua produtividade. Assim, vale a pena começar a padronizar os seus contratos.

Digitalização

Entre executivos e advogados, um dos erros mais comuns que costumamos ver é de manter tudo no mundo “real”. Entretanto, como falamos antes, o mundo está evoluindo, com isso, não vale a pena você manter os seus contratos à moda antiga.

É claro que há muitas pessoas que preferem ter o contrato no papel, como era feito antes, mas para quem visa automatizar contratos, isso dificulta muito as coisas. Com isso, no momento que você usa uma estrutura digital para hospedar e acessar os seus contratos, você tem muitas vantagens. 

Para começar, você poderá acessar os seus contratos de qualquer lugar do mundo, basta ter acesso à internet e um Smartphone ou PC. Para quem está acostumado a usar pastas ou maletas com muitos contratos, isso já facilitará bastante.

Um outro ponto bacana, é que, digitalizando os seus contratos, você conseguirá modificá-los e estruturá-los com uma grande facilidade. 

Sendo assim, unindo com o primeiro passo, que se refere a padronização dos contratos, digitalizando-os você conseguirá manter um padrão de uma forma muito mais fácil. 

Desse modo, hoje em dia, ferramentas como o Google Docs e o Google Drive podem lhe auxiliar bastante nesse processo de digitalização. No Docs, você pode criar modelos de contratos do zero ou até mesmo usar um padrão que já foi criado por você. Assim, no Google Drive, você consegue hospedar PDFs, documentos, arquivos importantes, pastas, dentre outros. E, para melhorar ainda mais a situação, essas duas ferramentas são gratuitas. Sendo assim, você pode começar hoje mesmo, a digitalizar os seus contratos sem ter custo algum. 

Softwares de Automação para Gestão de Contratos

Assim, como terceiro e mais importante passo, usando softwares para auxiliar na automatização, você terá tudo de uma forma muito mais profissional e ágil.

Há diversas ferramentas para a gestão de contratos que vão auxiliar na automatização e gerenciamento. Dois pontos importantíssimos para quem quer começar a ter uma gestão de contratos de forma profissional e prática.

Sendo assim, como uma recomendação nossa, para aquelas pessoas que não querem ter todo o trabalho de montar um modelo de contrato, nós recomendamos que sejam usadas ferramentas específicas para auxiliar a gestão.

Geralmente essas ferramentas são muito ágeis e fazem praticamente todo o trabalho para você.

Por sinal, recentemente publicamos um conteúdo falando só sobre como você pode escolher o melhor software para gestão de contratos para você. 

Com certeza este conteúdo o ajudará muito no processo de escolha de uma boa ferramenta. Além disso, aqui em nosso blog, temos diversos posts sobre automação de contratos – portanto, vale muito a pena você dar uma olhada.

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