Tudo que você precisa saber sobre o ciclo de vida de contratos

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  • Bruno Calzavara
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Empresas de rápido crescimento estão apostando, cada vez mais, em plataformas de gestão de contratos para reduzir custos, mitigar riscos e aumentar a lucratividade.

Com a elevação do volume das transações comerciais desses players, os contratos surgem na mesma proporção – mas não podem se tornar os vilões da burocracia e de possíveis atrasos de negociação.

Por isso, para um gerenciamento fluido de todo o processo, é fundamental ter uma visão bastante clara de quais são todas as fases do ciclo de vida de contratos, do planejamento ao armazenamento.

Você pode até pensar que é tudo muito simples e que basta seguir um fluxo padrão, porém existem diversos detalhes, particularidades e nuances que devem ser bem geridos.

Quer fazer do jurídico corporativo uma frente mais estratégica para sua empresa? Então confira quais são e como funcionam as nove fases do ciclo de vida de contratos.

As fases do ciclo de vida de contratos

1. Preparação e planejamento

Contratos variam em forma e complexidade. Vão desde formatos padrão, a exemplo de relações empregatícias, até documentos bem específicos, como num vínculo com algum cliente mais exigente.

Nesta primeira fase, é importante determinar quais são as necessidades do departamento nesse sentido:

  • levante quais tipos de contratos deverá gerir;
  • entenda frequência e volume dos documentos;
  • antecipe cenários na vida útil dos contratos;
  • mapeie as pessoas responsáveis por cada etapa da gestão;
  • sonde problemas comuns do histórico da empresa nesse sentido;
  • descubra quais são os recursos necessários (profissionais, ferramentas, fluxos de trabalho etc).

2. Solicitação

Aqui é o início do ciclo de vida de contratos na prática. É nesta etapa que é feito o pedido de contratação, bem como a coleta de informações para começar a criar o documento.

São abordados parâmetros como objetivos do contrato, data de vigência, data de término, forma de pagamento e tipo de renovação. 

Neste estágio, é essencial conhecer muito bem a outra parte e quais são suas necessidades, para que seja possível criar um contrato que atenda às expectativas – inclusive evita retrabalho.

É aqui que as partes interessadas vão se preparar estrategicamente para a formatação mais vantajosa do contrato para ambas.

Outra grande vantagem desta fase é estipular, de forma antecipada, os padrões do contrato. Assim, aprovação e negociação ganham agilidade.

Pode acreditar: a identificação adequada das necessidades, motivos e objetivos finais que exigem um contrato facilita muito as decisões futuras.

3. Redação/criação

É mão na massa que se fala? A terceira fase do ciclo de vida de contratos é voltada aos advogados e demais envolvidos na criação do documento

Neste momento, são pensados os termos, condições acordadas e cláusulas que irão compor o contrato. 

Atenção: não há nenhuma possibilidade de não envolver o jurídico da empresa neste estágio, pois é fundamental o olhar clínico de um especialista para evitar erros na redação.

Claro que existem alguns atalhos, como os contratos pré-definidos. É que dificilmente uma empresa terá que redigir um acordo totalmente do zero, mas ainda assim, a visão de um advogado garante que todas as informações estejam atualizadas e todas as cláusulas e termos necessários sejam incluídos.

4. Aprovação

Todo contrato possui oportunidades e riscos. Portanto, logo após a redação, é importantíssimo o processo de revisão e aprovação do documento por todas as partes envolvidas. 

Esta é a ocasião para extrair ambiguidades, interpretações e/ou brechas. 

São dois os tipos de fluxos de trabalho na fase de aprovação:

1) Aprovação sequencial: quando existem vários níveis de aprovação, com um ou mais aprovadores em cada nível. Nesse processo, só é permitido passar para o próximo nível de aprovação quando o nível atual for aprovado.

2) Aprovação paralela: funciona de forma independente. Os profissionais na função de aprovadores recebem o contrato para aprovação simultânea e o processo se encerra assim que todos derem o check.

5. Compartilhamento

Com tudo aprovado entre os envolvidos, chega o momento de distribuir o contrato interna e externamente.

Aqui vale um alerta: se a sua empresa não possui uma ferramenta que centralize esse processo, como uma plataforma CLM, o risco de desorganização e extravios é altíssimo. 

O e-mail e o armazenamento na nuvem ainda são, disparadas, as maneiras mais usuais de compartilhar contratos.

Pode até funcionar, mas só quem precisa gerir contratos no dia a dia sabe como é desgastante ter documentos, com suas inúmeras versões, fragmentados em ambientes diversos.Quando o compartilhamento de contratos está atrelado a mais de uma solução, surgem brechas para novos problemas, como visibilidade reduzida, documentos perdidos e envio acidental para pessoas e empresas erradas.

6. Assinatura

Contrato redigido, aprovado e compartilhado? Chega a fase mais simples (ou deveria ser) do processo: a assinatura.

É que ainda existem barreiras para diversas empresas nesse sentido. Enquanto muitos profissionais utilizam soluções em nuvem ou até mesmo assinadores integrados a CLMs, outros ainda fazem uso de anexos em e-mails, digitalização de documentos e até mesmo cópias impressas. Opte sempre pelo digital!

Um só contrato pode envolver muitas pessoas, o que cria um cenário passível de atrasos. Por mais que pareça fácil, esta fase do ciclo de vida de contratos exige, muitas vezes, diferentes aprovações de departamentos dentro da organização – sem falar da parte externa, como fornecedores, clientes e parceiros.

Empresas globais, com gente trabalhando em fusos horários diferentes, são um ótimo exemplo de como a assinatura eletrônica é relevante. Além de destravar o processo do contrato em si, essa modalidade acelera os acordos e, consequentemente, a receita da companhia.

7. Alterações, revisões e rescisões

É bastante comum acontecerem modificações em contratos ativos. São as chamadas alterações, que também implicam, sempre que aplicadas, em um novo fluxo de aprovação, negociação e assinatura.

Acompanhar essas alterações frequentes pode ser difícil, por haver muitas edições e adição de termos. Por isso, a tecnologia também é importante aqui. Uma plataforma de gestão de contratos ajuda muito para rastreio, registro e alerta dessas modificações.

Vamos supor que o período de um contrato chegue ao fim. O proprietário pode estender o prazo para continuar com o formato já existente ou renovar o documento com base nas mudanças de interesses e requisitos das partes.

O mesmo pode acontecer em caso de quebra de contrato. Também será necessário esse gerenciamento.

8. Gerenciamento pós-assinatura

Auditorias, requisitos pontuais e mudanças regulatórias mais amplas podem inferir uma variedade de alterações nos contratos, mesmo em seu tempo de vigência (contrato ativo).

Por isso, ficar de olho nos prazos de renovação é fundamental. A perda de datas pode gerar a violação do contrato, inclusive.

O timing certo dessa gestão significa não deixar passar nenhuma oportunidade. Acima de tudo, é dar prosseguimento ao relacionamento entre partes, garantindo a continuidade do ganho de receita da empresa.

Quando o período de um contrato chega ao fim, seu proprietário pode estender o prazo de validade para continuar com a forma existente ou renová-lo com base nas mudanças de interesses e requisitos dos envolvidos.

9. Armazenamento

Saber como organizar os contratos é tão importante quanto uma boa redação dos mesmos. Pensando no trabalho contínuo, no longo prazo, tornar esses documentos fáceis de encontrar é crucial para cada uma das fases do ciclo de vida de contratos.

Via de regra, faz parte da rotina dos profissionais do jurídico corporativo localizar contratos diariamente. Dentro dessa rotina, gerir contratos de forma centralizada, em um só local, economiza muito tempo e energia dos advogados, desafogando seu trabalho operacional.

Mais uma vez, os softwares de gerenciamento (CLM) são a recomendação aqui. Altamente seguros e com fluxos bem definidos, conferem uma organização necessária para um alto número de demandas e contratos

Gostou de conhecer as nove fases do ciclo de vida de contratos? Uma boa gestão, com etapas bem definidas, farão com que você possa agir de maneira mais estratégica.

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