As auditorias de contrato devem ser realizadas periodicamente em todas as linhas de negócios, para confirmar se os termos e condições de um contrato estão sendo atendidos conforme necessário.
Depois que um contrato é escrito e assinado por todos, o processo de auditoria começa. A auditoria pode ser feita no nível micro (ou seja, por contrato) ou no nível macro (ou seja, todo o portfólio).
Durante uma auditoria de contrato, todos os controles, políticas e sistemas serão avaliados e verificados. Serão inspecionados os livros de contabilidade, registros de transações e diários de operações. A intenção é garantir que tudo foi entregue corretamente ao cliente e que eles foram cobrados adequadamente. Também pode ajudar a impedir que os fornecedores cobrem demais ou entreguem em excesso a um cliente.
Como executar uma auditoria de conformidade de contrato
Uma auditoria de contrato tem muitos benefícios, que incluem recuperação de custos, melhoria de processos, prevenção de atividades fraudulentas e gerenciamento de riscos.
Ao decidir realizar uma auditoria, há vários fatores a serem levados em consideração:
- Considere o quão abrangente é a auditoria. Determine se todo o contrato está sendo revisado ou apenas algumas áreas relacionadas. Se você planeja realizar suas próprias auditorias, uma boa prática é começar pequeno e fazer as auditorias em lotes (ex. por tipo de contrato). Você pode aplicar o que aprendeu e, com esse conhecimento, poderá avançar com os outros lotes do contrato.
- Certifique-se de estabelecer objetivos claros. Uma empresa deve determinar o que espera realizar examinando seus contratos e realizando a auditoria. Isso pode ser alcançado estabelecendo objetivos claros antecipadamente. Caso contrário, não fará muito sentido executar a auditoria em primeiro lugar.
- Considere o tempo. As auditorias sempre devem ser realizadas quando você tiver a capacidade de revisar processos ou recuperar pagamentos em excesso. Isso pode ser influenciado por uma infinidade de fatores, tudo dependendo do tipo de relacionamento que você tem com seu distribuidor.
6 etapas para se preparar para uma auditoria que abranja a abordagem à segurança da informação
As empresas de hoje dependem fortemente da tecnologia para operar de maneira eficiente, especialmente fazendo uso da nuvem. Definitivamente, é altamente benéfico mover contratos e documentos para a nuvem. Também apresenta alguns pontos importantes, principalmente quando se trata de tecnologia da informação.
Aqui estão seis maneiras principais de melhorar e proteger a tecnologia de seus negócios, preparando-se para uma auditoria de contrato.
- Cada pessoa em sua organização deve ser atribuída a um grupo de usuários. Cada função deve ter as permissões de usuário apropriadas quando se trata de software e arquivos. Isso facilita o processo para os administradores de TI. Isso economiza tempo e diminui a possibilidade de erros e de acesso inadequado.
- Certifique-se de definir permissões para painéis, relatórios e interfaces de usuário para cada usuário. As permissões devem ser estritamente limitadas para que os usuários possam acessar contratos, arquivos, relatórios e software necessários para realizar seu trabalho, mas não além disso.
- Verifique se as permissões do usuário podem ser movidas de arquivos de nível superior para arquivos de nível inferior, para evitar o acesso inadvertido a arquivos restritos. Além disso, verifique o software de gerenciamento de contratos para atualizações automáticas das permissões de segurança. Dessa forma, você pode conceder acesso a determinados grupos de usuários à medida que o contrato passa por diferentes estágios do processo.
- Confirme se suas políticas fornecem segurança forte após a entrada e regras estritas de senha. Isso inclui identificar os parâmetros para a criação de senhas fortes, além de utilizar a autenticação de dois fatores. Revise a segurança em outros métodos de acesso, como uma rede corporativa, dispositivos móveis ou uma VPN. Isso aumentará ainda mais a segurança de suas informações.
- Prepare-se com antecedência para uma auditoria de conformidade. Isso permitirá garantir que você tenha todos os detalhes e um sistema totalmente rastreável para cada contrato e documento armazenado na nuvem.
- Avalie e revise periodicamente as práticas de segurança de seus fornecedores. Se sua organização utiliza software de gerenciamento de contratos , verifique se está alinhado com as políticas e permissões da sua empresa e personalize os requisitos de segurança em seu contrato, conforme necessário.
Original em inglês disponível aqui.
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