Desafios da gestão da automação de contratos e o papel da Tecnologia

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  • Bruno Calzavara
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A automação de contratos nada mais é do que o gerenciamento de contratos que vai desde o momento de sua criação até a execução. Apenas ler a definição parece bem simples, mas é ainda é um processo burocrático e complexo, para muitas empresas.

As áreas jurídicas, que tomam conta dos contratos, sabem o quão difícil e desafiador é realizar toda essa gestão. Contudo, hoje em dia, há grandes facilitadores: as plataformas especializadas para o gerenciamento de contratos. Essas plataformas são, sem dúvida alguma, uma das inovações que mais agregam na gestão de contratos, uma vez que oferecem suporte para todos os desafios que surgem com o passar do tempo.

A seguir, veja uma lista com os principais desafios e como a tecnologia auxilia a resolver cada um deles. 

Gestão automatizada de Contratos para controlar demandas 

Quando o assunto é automação de contratos sabemos que, quanto maior for o volume de contratos, mais difícil será controlar todos eles, principalmente, se a sua empresa fizer uso de planilhas ou qualquer outro tipo de controle manual. Isso porque, o volume de contratos irá exigir uma equipe maior, a fim de manter os contratos vigentes atualizados. Porém, maior será a dificuldade na hora de organizar e controlar cada uma das etapas da gestão de contratos, gerando problemas muito mais sérios para a empresa.

Nesse sentido, os softwares desenvolvidos para gestão de contratos, visam justamente organizar todo esse volume, centralizando-os em apenas um local, guardando históricos de alteração, além de ajudar na criação de alertas personalizáveis para evitar perda de datas. 

Complexidade de contratos

A etapa de criação de contrato é uma etapa complexa, visto que há muitas pautas, artigos, prazos, cenários, por isso, quanto mais automatizados, mais simples eles ficam. E, para quem deseja evitar todo o tipo de dor de cabeça com contratos, certamente o gerenciamento deve ser feito através de uma plataforma que desburocratiza a gestão. 

Por isso, as empresas têm investido em plataformas específicas para a gestão de contratos, pois todas as etapas do ciclo de vida de um contrato, tornam-se mais simples. Consequentemente, o trabalho se torna muito mais fluido. 

Pressão crescente para reduzir custos

Não há empresa que não passe por esse desafio. 

O mercado está cada vez mais acirrado e, além disso, o Brasil tem passado por um momento de crise, levando muitas empresas a diminuírem seus custos operacionais, de modo a se manter competitivo. 

Embora os cortes operacionais podem ajudar a tornar mais enxuta e eficiente a estrutura operacional, as plataformas de gestão de contratos, por exemplo, são capazes de agilizar e otimizar todo o processo, gerando economia de tempo e de mão de obra.

E que, consequentemente, permite aumentar o volume de trabalho, sem necessitar de novas contratações. Ou seja, você poderá melhorar o desempenho da empresa, sem precisar demandar de mais força na estrutura operacional. E isso é apenas uma relação direta. Há muitos outros benefícios que as plataformas de gestão oferecem às empresas. 

Hoje em dia, o caminho mais fácil e inteligente para economizar é investindo em tecnologia. 

Necessidade de otimizar o desempenho 

Aqui, entramos um pouco no que já foi dito em alguns tópicos anteriores. Para realizar uma boa gestão de contratos é necessário ter ferramentas em mãos que dê o suporte para um trabalho bem elaborado.

As plataformas de gestão de contratos impactam não apenas na economia de tempo, mas na melhora da performance das equipes, permitindo a visualização dos dados de desempenho através de um dashboard mais visual e, identificar com mais agilidade onde investir em melhoria contínua. Dessa forma, é possível evidenciar a alta performance das equipes para as demais áreas da empresa. O resultado disso é o esperado: produtividade e lucratividade. 

Novos requisitos regulamentares

Quem trabalha com lei, sabe o quanto elas estão em constante mudança. Retificações e novos atos sempre surgem no Diário Oficial da União e é preciso, muitas vezes, fazer alterações contratuais.

Porém, com um volume grande de contratos, fica difícil atualizar tudo em tempo hábil. E são momentos como esses, que a automação se torna evidente numa gestão de contratos: “tudo está devidamente organizado e automatizado, tornando-se um processo mais simples e rápido e eficaz”.

Algo que sempre foi uma dor de cabeça, para a área jurídica, hoje se torna algo bem mais simples e desburocratizado.

E claro, você só tem a ganhar com toda essa agilidade. 

Tenha uma gestão totalmente automatizada e alto impacto nos resultados. 

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Aumento da segurança 

A segurança é um ponto chave para quem lida com contratos e documentações de modo geral. Há certo receio, quando se fala sobre segurança das informações, pois a tecnologia assusta um pouco nesse sentido, pelo medo de invasão por hackers.

Entretanto, a Linte desenvolve seu próprio algoritmo e tecnologia, assegurando as informações de seus clientes, tornando a perda de dados e informações, praticamente impossível. 

Home Office 

O Home Office, que antigamente era um modelo de trabalho pouco adotado no Brasil, hoje se tornou uma realidade. E o investimento em tecnologia trouxe muitas vantagens para a gestão de contratos, e uma delas e a centralização das informações e o controle dos comunicados, que antes era um desafio para as áreas de gestão de contratos. 

Como os softwares são plataformas que contém a maioria das informações, fica muito mais fácil trabalhar remoto e continuar por dentro de tudo. Portanto, as empresas que estão com equipe remota, as plataformas são a chave para manter a organização de cada etapa do processo. 

Visão Estratégica 

Como você gerencia sua equipe? Como você agiliza seu tempo? Apagando incêndios e tentando resolver os pepinos que aparecem todos os dias?

Apesar de esse modelo parecer funcionar, esse tipo de negócio acaba sugando quase todo nosso tempo hábil e que, consequentemente, impede avaliar, analisar e melhorar os processos que estão em andamento. As plataformas específicas para gestão de contratos são capazes de compilar e gerar dados com mais agilidade, ajudando na tomada de decisão.

O que antes era “achismo”, agora pode ser medido e avaliado, pois é possível ter dados quantitativos e com métricas.

E o que isso ajuda na gestão de contratos? 

Certamente, ajuda a olhar para o seu negócio com uma visão mais estratégica. A partir dessas informações é possível avaliar o que está e o que não está dando certo. Com uma visão panorâmica, de todo o procedimento da gestão de contratos, você conseguirá investir na melhoria contínua. 

Isso promove mais economia de tempo, otimização de processos e, claro, maior lucratividade. 

É preciso usar os recursos disponíveis no mercado de forma mais inteligente. A tecnologia está aqui para ajudar a tornar os desafios diários mais simples de serem resolvidos. 

Dedicar o seu tempo para aquilo que efetivamente importa é a chave para se destacar da concorrência. Você, sua equipe e todos os seus colaboradores só têm a ganhar com tudo isso.

Conheça mais de perto a plataforma de gestão de contratos e veja como ela poderá ajudar a promover a melhoria contínua dos seus processos. 

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