Como a automação de processos acelera o desenvolvimento das Scale ups? 

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  • alan.meira
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Você com certeza já pensou em usar automação de processos para acelerar os fluxos de trabalho, garantir uniformidade, qualidade e crescimento em escala, não?  Sabe por onde começar? Nesse artigo, explicaremos o que é, como funciona e benefícios que qualquer negócio pode explorar com uma automação.

O que é automação de processos?

Automação de processos é um fator chave na transformação digital, uma vez que estabelece um novo fluxo de trabalho e rotinas de uma organização de tal maneira que rotinas operacionais, micro tarefas de “baixo valor agregado” possam ser realizadas de forma automática seguindo regras de negócio pré-definidas. A tecnologia ajuda as empresas de qualquer porte ou segmento a reduzir custos e riscos, padronizar processos e assegurar conformidade e qualidade na execução.

Uma vez que muitas vezes nossa rotina e do nosso time é tomada por pequenas tarefas repetitivas, podemos dizer que a automação consiste na implementação de tecnologia para agilizar e desburocratizar os processos manuais para que o potencial humano seja empregado em atividades mais estratégicas e criativas. 

Portanto, quando uma empresa decide automatizar seus processos, significa que ela busca mais velocidade e qualidade para suas entregas, aumento de eficiência dos seus fluxos de trabalho e consequentemente mais eficiência para seus times. 

Mas como funciona a automação de processos?

Se você está pensando em automatizar processos da sua rotina a fim de melhorar os resultados da sua gestão, é importante entender que esse processo nem sempre exige mudança de comportamento de todas as áreas. Afinal, por exemplo, a área de gestão de contratos lida com muitas outras áreas da empresa, por isso, busque uma solução que a experiência do seus clientes internos e externos serão impactados de forma positivas, assim os resultados serão surpreendentes e sem dúvida alguma, sua rotina será mais ágil e sua capacidade de entrega  será maior ainda.

Vamos entender agora como funciona e o que é preciso para automatizar os seus processos de forma estratégica, direcionando sua energia para a otimização estrutural específica da gestão e reduzir significativamente as suas tarefas manuais.

6 passos para a automação de fluxos de trabalho 

  1. Defina o Workflow dos seus processos 

É importante determinar como será o fluxo de trabalho de cada etapa dos processos. Isso ajuda a equipe a visualizar a sistêmica da operação e identificar problemas advindos da gestão manual e criar ações estratégicas de resolução para quando implementar a automação.

  1. Crie rotina para tornar os processos eficientes

Com o fluxo em mãos e os problemas, gargalos e ineficiências da gestão já identificados, é hora de tangibilizar o fluxo ideal do seu ecossistema de gestão de contratos.

  1. Crie um cronograma de etapas das implementações

Com o fluxo ideal pronto, chegou a hora de colocar a mão na massa. E como eu disse, anteriormente, seja paciente, pois exigirá mudanças de rotina em todas as áreas. 

E para que a implementação ocorra da melhor forma possível, comece pelas etapas mais simples, de modo que cada etapa complementa a anterior e exija ação para a próxima implementação.

  1. Invista tempo na gestão transparente

Crie apresentações semanais ou mensais de como a implementação está e acompanhe dados (métricas) da performance. Isso ajudará as equipes a terem uma outra perspectiva do processo, facilitando a mudança de hábitos. 

  1. Crie uma equipe de “change management

Automatizar processos de gestão requer tempo e paciência, pois cada área terá um comportamento e adequação ao uso da plataforma. Por isso, ter uma equipe específica para apoiar, treinar e engajar as equipes, além de cobrar os resultados, é o ideal.

Quanto mais as áreas estiverem alinhadas, mais elas conseguirão resultados melhores e mais alta performance alcançarão.

  1. Automação exige monitoramento contínuo

A automação sozinha não garante alto desempenho, ela é apenas uma forma de você melhorar a performance da gestão e impactar nos resultados da empresa. Portanto, crie uma rotina ao final de cada mês para analisar os indicadores de desempenho.

Certamente ajudará a sua gestão a ser mais veloz nas entregas e conseguir melhorar a performance das etapas do ciclo de vida dos seus contratos.

Agora que você já teve uma visão geral de como implementar ações para automatizar seus processos, vamos falar do retorno do seu investimento. O que a sua gestão tem a ganhar com isso.  

Quais os benefícios da automatização de processos para as empresas?

A automação exige a adoção de ferramentas e soluções tecnológicas adequadas ao seu modelo de gestão de contratos para diminuir as tarefas manuais da operação. E o retorno desse investimento vai além de entregas mais rápidas. 

O impacto acontece em todas as áreas da empresa, sem citar que o colaborador também se sentirá menos pressionado e cansado daquelas tarefas que parecem não ter fim.

  1. Acesso e Centralização das informações

Ao automatizar os processos da sua gestão de contratos, você consegue organizar todas as informações, de todas as áreas, de modo que seja possível acessá-las de qualquer lugar.

E, principalmente com as tarefas sendo feitas no formato Home Office, o desafio é muito maior, quando o assunto é garantir acesso rápido ao último documento editado e aprovado, por exemplo. E para isso, é preciso adotar ferramentas que centralizem em único lugar toda e qualquer informação.

Quando uma gestão tem todos os dados centralizados, a independência das áreas se torna um aliado, pois o fluxo dos processos segue normalmente, sem ter que esperar uma determinada informação, o que reduz expressivamente as falhas de comunicação.

  1. Reduz de custos operacionais

Toda empresa que busca pelo alto desempenho tem como meta a redução de custos, seja operacional, seja manutenção, seja retrabalho, seja de equipe. É uma forma de reduzir em até 80% os custos e implementar ferramentas de automação, uma vez que ela é capaz de identificar onde estão ocorrendo os gargalos e ineficiências, permitindo que o gestor crie planos de ação antes do problema realmente acontecer.

  1. Transparência e Eficiência na gestão 

Um dos benefícios é a transparência que a automação traz para as áreas. Devido a integração das informações entre todos da empresa, fica fácil ter a visão sistêmica de cada etapa e identificar qual área está performando melhor através dos indicadores. 

Com uma gestão transparente e eficiente, você conseguirá ter planos de ação mais alinhados na hora de tomar decisão e agir com segurança e confiança, uma vez que você terá em mãos os dados dos indicadores. 

  1. Otimização do tempo

É o benefício mais comum quando se implementa ferramentas de automação de processos. A redução de tempo acontece, porque a automação poder reduzir em quase 45% as tarefas manuais, uma vez que ela consegue conectar todas as informações arquivadas em diferentes lugares com mais velocidade que uma pessoa.

Para exemplificar, vamos pensar que você precisa criar um contrato para uma determinada empresa. As cláusulas, as retificações, os requisitos e vários outros elementos que compõem um contrato vão exigir um tempo muito maior quando feito manualmente. Contrário a isso, a automação irá reduzir esse tempo significativamente.

Otimizar o tempo significa direcionar sua energia para ações estratégicas que impulsione o seu negócio.

  1. Relatórios de Desempenho

Esse benefício é essencial para quem tem metas bem definidas e sabe que a performance depende bastante de relatórios com dados reais. Mas, sem a automação, os dados podem ser comprometidos, uma vez que será necessário obter informações de várias fontes e elaborar tudo manualmente. Sem falar do tempo que se gasta com esse tipo de tarefa.

  1. Aumenta a produtividade

A partir do momento que você consegue otimizar o tempo, reduzindo as tarefas manuais, a produtividade das equipes aumenta, visto que elas podem se dedicar às atividades estratégicas. 

Outro benefício é que as equipes estarão mais harmônicas e a retenção de talentos será maior.

  1. Padronização de Tarefas

Vimos que a automação contribui na otimização de tempo, centralização das informações, acesso rápido a todos os documentos e contratos. Mas, sendo mais incisivo, a automação ajuda na padronização das tarefas, diminuindo o retrabalho.

Sendo assim, os processos automatizados trazem benefícios essenciais para as empresas que estão em busca de alto desempenho e melhoria na performance das equipes. 

Quais áreas podem implementar a automação?

Sendo generalista, todas as áreas podem implementar sua gestão com a automação de processos. Vou citar algumas áreas mais conhecidas no mercado.

  • Vendas 

  • TI

  • Produtos

  • Marketing

  • Comercial

  • Jurídica

  • Recursos Humanos

  • Financeira

A automação é uma realidade para empresas que estão em crescimento constante e que visam a escalabilidade de seus produtos, buscando oferecer aos seus clientes mais segurança, assertividade e eficiência na gestão.

E então, preparado para eliminar trabalhos manuais por meio da automação de processos? Como dica, leia o artigo sobre o uso da Tecnologia na automação de documentos, com certeza você terá mais conhecimento para melhorar sua performance.

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