Assembleia digital: entenda essa solução para as empresas

  • Katia Moura Rodrigues
  • Nenhum comentário

Artigo readaptado. Redigido originalmente por Gabriela Ponte Machado, Advogada no Coletivo.adv.br

A assembleia digital, ou assembleia online, é uma reunião cujo intuito é o de examinar e resolver pendências. No passado, as assembleias eram realizadas presencialmente, mas por conta da pandemia causada pela COVID-19, passaram a ser virtuais. 

Além de colaborar no cenário de distânciamento social, a assembleia digital se transformou em uma solução simples, rápida e democrática para a deliberação de fatos.

Uma alternativa em meio a um cenário de imprevisão

A pandemia causada pela COVID-19 trouxe muitas incertezas, principalmente para empresas. Como exemplo, surgiram dúvidas a respeito de como concluir a auditoria das demonstrações financeiras do exercício social encerrado em 2019, submeter as contas à análise do conselho de administração e encaminhar a proposta da administração e as contas para aprovação dos sócios ou acionistas dentro do prazo previsto em lei.

Dessa forma, a assembleia digital se torna em uma alternativa.

O que uma assembleia digital deve ter? 

Tanto o DREI quanto a CVM fazem exigências bastante similares para a realização de uma assembleia digital, seja parcial ou totalmente online. Os envolvidos devem garantir:

  1. a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave;
  2. o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;
  3. a preservação do direito de participação à distância do acionista, sócio ou associado durante todo o conclave;
  4. o exercício do direito de voto à distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;
  5. a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;
  6. a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
  7. a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e
  8. a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória.

Regulamentações

A ss (Lei n.º 6.404, de 15 de dezembro de 1976), com as alterações introduzidas pela Lei n.º 12.431, já previa a possibilidade de participação e voto à distância nas companhias abertas de acordo com a regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários — CVM.

Como resultado de tal alteração legislativa, em 2015, a CVM emitiu a Instrução n.º 561, que alterou a Instrução n.º 481, que trata de informações, pedidos públicos de procuração, participação e votação à distância em assembleias de acionistas.

A regulamentação é aplicável exclusivamente às companhias abertas registradas na categoria A e cujas ações estejam autorizadas para negociação em bolsa de valores. Portanto, a CVM determinou que tais companhias seriam:

  1. Obrigadas a permitir o voto à distância em assembleias gerais ordinárias, em assembleias para eleição de membros do conselho fiscal e do conselho de administração em assembleias gerais extraordinárias que ocorram na mesma data das assembleias gerais ordinárias; 
  2. facultadas a utilizar um sistema eletrônico de votação.

Desde que tal regulamentação foi implementada, as companhias abertas passaram a viabilizarem o voto à distância, que se tornou uma realidade recorrente no cotidiano das mesmas, não apenas nos conclaves obrigatórios, mas também em outras assembleias.

Na modalidade de assembleia digital, os acionistas devem enviar suas manifestações de voto previamente à realização do conclave, sem sua efetiva participação na assembleia geral em questão.

Em contraste, o sistema eletrônico de votação facultativa, com a efetiva participação e votação à distância dos acionistas não foi adotado, na prática, pelas companhias, tornando-se apenas uma possibilidade prevista na regulamentação que nunca havia virado realidade. Até agora.

Como já comentado, o advento da pandemia acelerou como nunca o processo de viabilização de assembleia geral e reunião de acionistas para que sejam realizadas virtualmente. Foi submetida à votação, pelo Congresso Nacional, a Medida Provisória n.º 931, que altera dispositivos do Código Civil e da Lei das Sociedades por Ações de modo a, dentre outras:

(i) estender o prazo para a realização das reuniões de sócios e assembleias gerais ordinárias que devem deliberar sobre as contas da sociedade e propostas da administração para até sete meses contados do final do ano de 2019; e

(ii)permitir que as reuniões de sócios e assembleias gerais sejam realizadas de forma integralmente virtual, de forma que os acionistas possam votar e participar à distância dos conclaves.

Em 17 de abril de 2020, para regulamentar a participação e votação à distância nas assembleias gerais as companhias emissoras de valores mobiliários, a CVM editou a Instrução n.º 662, introduzindo alterações à Instrução CVM n.º 481. Para os demais tipos societários, em 14 de abril de 2020, o Departamento de Registro Empresarial e Integração do Ministério da Economia — DREI editou a Instrução Normativa n.º 79.

Quais as perspectivas para o futuro das assembleias digitais?

Ambos os reguladores preveem que as assembleia digital poderá ser realizadas de forma semipresencial ou inteiramente digital, conforme estipulado pela sociedade no aviso de convocação.

Na assembleia semipresencial, os participantes poderão optar em participar presencialmente na sede da companhia ou digitalmente, e, nas assembleia digital, não haverá a possibilidade de comparecimento presencial, devendo a participação e votação de todos os sócios e acionistas ser realizada integralmente via digital, ficando sempre facultado ao acionista o envio do boletim de voto à distância.

Além disso, recomenda-se que a assembleia digital seja interrompida em caso de problemas técnicos. Caso o contratempo persista, sugere-se que seja suspensa e adiada para uma nova data. Caso qualquer sócio ou acionista tenha seu direito de participar e votar limitado e o conclave prossiga a despeito de tais dificuldades e sem a computação de seu voto, tal assembleia ou reunião poderá estar sujeita à anulação por tal acionista que teve seu direito de voto prejudicado.

A assembleia digital certamente se tornou uma realidade para as sociedades no Brasil e isso abrirá um enorme campo para empresas que queiram prestar serviços.

Provavelmente serão criados sistemas de suporte mais sofisticados e outros mais simples já que cada sociedade tem perfis e necessidades distintas.

Porém, para as sociedades com uma quantidade menor de sócios e acionistas, cuja conexão de acesso à internet pelos mesmos seja simples e corriqueira, para os quais seja simples criar formas de acesso para votação eletrônica e cujos representantes sejam facilmente identificáveis e conhecidos da sociedade, estas conseguirão quase que imediatamente garantir as reuniões e assembleias integralmente digitais.

Por outro lado, questionam-se algumas coisas. Por exemplo, como viabilizar uma assembleia digital com diversos sócios sem gerar um potencial risco para a companhia? Ou, como garantir que a conexão utilizada pelo acionista é segura e não será interrompida, corrompida ou invadida? 

Nas companhias abertas com alta dispersão ou outros tipos societários que tenham uma quantidade grande de sócios ou acionistas existem obstáculos sistêmicos significativos para garantir a efetiva participação de todos à distância sem gerar exposição significativa ao risco de restringir, limitar ou prejudicar o pleno exercício do direito de voto por qualquer acionista ou sócio na reunião ou assembleia. Tal exposição pode, neste primeiro momento, inviabilizar a reunião ou assembleia integralmente digital.

Assim, abre-se um campo gigantesco, e, consequentemente, uma verdadeira corrida, para que empresas de tecnologia criem, aprimorem e tornem mais sofisticados softwares e sistemas para realização, elaboração de atas, assinatura e registro de presença que sejam suficientemente seguros, confiáveis, transparentes e fáceis para as sociedades e companhias.

São centenas de milhares de reuniões e assembleias realizadas anualmente por todas as sociedades existentes no País. Ou seja, é um pote de ouro no final do arco-íris para aqueles que tiverem êxito nessa empreitada.

Neste momento, ainda há algumas dúvidas e inseguranças, mas, sem a menor dúvida, abre-se mais uma enorme oportunidade para aqueles que tiverem visão de mercado e apetite para abraçar esse novo mundo.

Veja também: Como gerenciar o home office jurídico?