As 6 dores comuns nos principais departamentos jurídicos do Brasil

  • Katia Moura Rodrigues
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Departamentos Jurídicos

Esse é o 1º post  da nossa série “As 6 dores comuns aos principais departamentos jurídicos do Brasil”. Nesse texto, falaremos sobre como os legal requests são feitos, as barreiras enfrentadas e as possíveis soluções.

Nossa Product Discovery

Termos em inglês no mundo de negócios brasileiro não são novidade, muitos já fizeram calls ou analisaram budgets. Assim, não deve parecer estranho que startups, como seu termo de auto-intitulação já entrega, mantenham seus próprios.

Product Discovery é, em essência, uma forma de determinar quais iniciativas de produto deverão ser exploradas a partir do pressuposto de que clientes sabem mais sobre suas necessidades e contexto do que jamais saberemos.

Por esse motivo, ao longo dos últimos 12 meses, nosso time de produto conduziu entrevistas com cerca de 50 empresas dos mais diversos segmentos, desde grandes bancos tradicionais e fintechs ‘unicórnios’ até montadoras de automóveis e aplicativos de transporte e entregas.

É natural imaginar que os desafios enfrentados por cada uma dessas empresas possuem distinções significativas, seja por qualquer diferença em tamanho (número de funcionários, faturamento, dispersão geográfica, etc.) ou mesmo pelas especificidades em cada área de atuação, afinal, como comparar as dificuldades enfrentadas por uma mineradora com as de uma consultoria de gestão?

Inclusive, nossa hipótese inicial era que acabaríamos segmentando nossos entrevistados justamente por meio de características de seus negócios. Foi uma surpresa interessante descobrir que esse não era, nem de longe, o caso.

Departamentos jurídicos e a elaboração de contratos

Para otimizar nossos resultados decidimos sempre realizar análises após a realização de 5 entrevistas. Já durante a primeira análise tivemos uma impressão que acabaria se consolidando como regra em nosso processo: As dores presentes em departamentos jurídicos não diferem significativamente entre si a partir das características de suas empresas.

É importante ressaltar que isso não quer dizer que não existam diferenças entre as atividades realizadas no dia a dia de uma empresa com 90 mil funcionários e de uma com 100, bem como não significa que a intensidade de cada dor narrada não difira entre uma empresa de logística global e de uma casa de shows.

Ainda assim, tendo encontrado narrativas similares em todas as empresas entrevistadas, conseguimos descrever, utilizando ferramentas de UX Design o que acreditamos serem as dores mais significativas presentes na elaboração de contratos em empresas brasileiras:

1. Pedidos enviados ao jurídico incorretos ou faltando informações (e.g. “bate e volta” contínuo)

2. Dificuldade em encontrar dados, documentos e datas-limite (e.g. quantos contratos ativos existem? quantos vencerão mês que vem?)

3. Perda de contexto durante uma negociação por e-mail (e.g. múltiplas threads e múltiplas versões de um arquivo)

4. Falta de visibilidade sobre as etapas e os envolvidos na elaboração de contratos (e.g. em quanto tempo finaliza? quem falta assinar?)

5. Alto volume de atividades operacionais e repetitivas (e.g. preenchimento de templates padrão)

6. Inexistência de indicadores qualitativos e quantitativos sobre o processo como um todo (e.g. tempo por etapa, cláusulas mais discutidas)

Acreditamos que ao menos um dos seis pontos está presente quando uma empresa precisa formalizar ou executar um negócio por meio de um contrato. Isso nos parece verdade independentemente da atividade, sejam compras, vendas ou quaisquer outras que exijam contratos.

Receber, procurar e debater: As 3 primeiras dores dos departamentos jurídicos

No post de hoje vamos explorar os 3 primeiros itens acima, deixando os 3 seguintes para o próximo. Começamos, então, pelos “pedidos enviados ao jurídico incorretos ou faltando informações”.

Como “Legal Requests” são feitos nos departamentos jurídicos

Na maioria das organizações, os pedidos ao jurídico são realizados por canais não oficiais de vários departamentos, tornando-os uma atividade excessivamente complicada.

Pré pandemia a forma mais “crua” que essa interação pode tomar envolve um membro da organização levantando de sua mesa e realizando o pedido verbalmente para algum advogado. Com o Home Office se tornando regra, isso se manifesta por meio do envio de mensagens por comunicadores como o Whatsapp ou mesmo a realização de ligações telefônicas. 

Só que o problema vai além disso, visto que mesmo nas empresas que se esforçam para manter alguma regra sobre como pedidos ao jurídico devem ser feitos, o processo geralmente envolve ao menos planilhas e e-mails.

Esse fluxo de trabalho desatualizado desperdiça tempo e recursos valiosos, forçando as equipes jurídicas a serem demasiadamente reativas a problemas.

A barreira do conhecimento dos departamentos jurídicos

Ainda assim, as falhas na forma como esses pedidos são feitos contam apenas parte da história. O problema é até maior no que diz respeito às falhas na matéria desses pedidos, como erros e omissões que os clientes internos acabam cometendo quando buscam seus departamentos jurídicos.

Ao entrevistarmos os advogados dessas organizações chegamos à conclusão que membros da organização sem conhecimento jurídico muitas vezes possuem dificuldades em compreender exatamente o que precisa ser passado para que um advogado consiga, por exemplo, elaborar um contrato.

Na prática, isso causa os “bate e voltas” entre o departamento jurídico e as áreas de negócio que o demandam, com advogados dedicando tempo e esforço para coletar as informações faltantes, muitas vezes descentralizadas mesmo dentro desses clientes internos.

Soluções em potencial para jurídicos

É comum que ao enfrentarem dores recorrentes empresas tentem mitigá-las de alguma forma, seja com medidas paliativas, seja com propostas definitivas.

Nesse sentido, observamos dois tipos de tentativas: Uma procedimental, focada em corrigir o problema por meio de estímulos a mudanças comportamentais, como a realização de workshops com áreas de negócio para a distribuição de instruções e uma sistêmica, focada no uso de tecnologia para garantir que essas falhas não sejam possíveis.

Por mais que os esforços procedimentais surtam algum tipo de efeito no curto prazo, fato é que dada a natural rotatividade presente em organizações privadas no Brasil, eles sempre acabam sendo soluções paliativas, que precisam ser continuamente repetidos para não perderem seus benefícios pontuais.

Exatamente por isso exploramos a focada no uso de tecnologia, que entendemos como consideravelmente mais eficiente. No linte_hub, nosso software focado em descomplicar a gestão de contratos adotamos o uso de formulários inteligentes, que trazem apenas as perguntas relevantes para cada tipo de pedido a partir da configuração customizada de regras de negócio.

Isso traz duas vantagens:

  1. Nenhum campo irrelevante aparece no formulário, independentemente de qual pedido é realizado em um dado momento e;
  2. Um único formulário pode ser configurado para atender centenas de casos diferentes, independentemente do quão contrastantes sejam seus conteúdos.

Seguimos, então, para a segunda dor, i.e. “dificuldade em encontrar dados, documentos e datas-limite”.

Google-like experience

Heurísticas são ‘atalhos mentais’ que permitem que as pessoas resolvam problemas e façam julgamentos de maneira rápida e eficiente. Elas funcionam como regras práticas que podem ser memorizadas, poupando nossas mentes da necessidade de refletirmos profundamente quando encontramos um problema que já foi resolvido múltiplas vezes no passado.

No âmbito de User Experience Design algumas heurísticas da psicologia podem ser utilizadas durante a construção de interfaces de softwares.

Nesse sentido, uma das mais reconhecidas é a Lei de Jakob: “Os usuários passam a maior parte do tempo em outros sites. Isso significa que os usuários preferem que seu site funcione da mesma maneira que todos os outros sites que eles já conhecem.”

Aplicando essa máxima à realidade de buscas entendemos que estruturar buscas da mesma forma que o buscador com mais de 90% de market share permite que usuários se concentrem unicamente na tarefa a ser realizada, ao invés de também precisarem aprender a nova forma de realizá-la.

É exatamente por esse motivo que softwares com o objetivo de facilitar o acesso a informações procuram emular a experiência de buscas da Google, independentemente do mercado onde eles atuam. No mundo jurídico, isso é perceptível na categoria chamada no Brasil de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

O estado da arte

A necessidade de uso de softwares que facilitem o armazenamento e posterior busca de contratos se dá pelo fato que o ciclo de vida desses documentos não se encerra uma vez que as devidas assinaturas são obtidas.

Na verdade, uma série de tarefas surgem para a área que assume a responsabilidade de mantê-los facilmente acessíveis logo após essa fase.

Aqui, o objetivo é tornar um eventual processo de consulta a esses contratos o menos friccionado possível. A motivação para esse esforço pode ser dividida em dois:

  1. Muitas vezes as obrigações estabelecidas em contratos precisam ser realizadas em períodos específicos de tempo, o que torna necessário que a organização esteja atenta a essas eventuais datas limite (o que, em escala, torna-se inviável sem o auxílio de softwares).
  2. As informações contidas neles são essenciais para a resolução de eventuais conflitos entre as partes, especialmente se o foco for apaziguar desavenças antes do acionamento de cláusulas de resolução de conflitos.

Dado o quão significativos esses pontos são para a continuidade do bom funcionamento dessas organizações, muitas empresas já procuram soluções tecnologicamente mais arrojadas para a realização de armazenamentos e buscas.

Um exemplo, de uso recorrente por GEDs, é a estruturação de repositórios para armazenar e tornar acessíveis todos os contratos de uma empresa, com a automação de tags em cláusulas, termos e condições para facilitar buscas posteriores.

Além disso, já é tecnicamente possível e comercialmente viável o uso de ferramentas de smart search, algumas das quais usam técnicas de inteligência artificial, em contextos jurídicos. Já é possível, por exemplo, encontrar todos os contratos que envolvam o conceito de privacidade, sem a necessidade de conhecer ou especificar todas as palavras-chave possíveis.

Justamente por isso, no linte_hub ao pensarmos sobre busca adotamos uma filosofia criar múltiplos caminhos até um conteúdo. Assim, temos em nosso software tanto o conceito de filtragem por campos padrão e customizados – criados por usuários, quanto o de busca genérica por termos presentes em e-mails ou arquivos. Com isso, buscamos (trocadilho intencional) eliminar a ineficiência na obtenção de informações relacionadas a contratos.

Por fim, chegamos à terceira dor, a “perda de contexto durante uma negociação por e-mail”

Ajudamos as equipes a recuperar o tempo perdido em conversas de e-mail ineficientes

Entrevistadora: “Você consegue lembrar da última vez que finalizou de uma negociação por e-mail?”

Entrevistada: Sim… Se não me engano, foi na semana passada.

Entrevistadora: Ótimo! Tente lembrar exatamente qual era o assunto tratado, quem eram os envolvidos em ambos os lados e quais ações você precisou executar, especificamente.

Entrevistada: Feito!

Entrevistadora: Agora, me fala um pouco sobre o que te frustrou em cada etapa desse processo…

Quase que de forma unânime, o que seguia dessa provocação eram narrativas sobre a confusão gerada pelas idas e vindas de e-mails com arquivos docx. cheios de comentários e sugestões de alteração, uma técnica de negociação virtual presente há décadas no dia a dia das empresas, apesar de consideravelmente falha.

Não é uma questão de deixar de usar o e-mail, mas de organizá-lo melhor

A estrutura de threads, essencial para a forma como e-mails funcionam, traz significativas desvantagens quando a interação em questão envolve muitas pessoas e múltiplas respostas.

Como a maioria de negociações contratuais conduzidas por esse meio envolve ao menos duas áreas de negócio e dois departamentos jurídicos é fácil entender a velocidade com a qual threads se tornam frustrantes.

É desse problema que propostas para que determinadas interações fossem transformadas de e-mails tradicionais para e-mails conversacionais. 

Assim, ao invés de todos os participantes de uma interação ficarem presos a e-mails, os mais tech-savvy, que escolhem adotar um software para otimizar seu trabalho, ficam com uma opção melhor:

MS Word is dead, long live MS Word

A mesma provocação sobre o uso de e-mails pode ser feita sobre o uso do formato .docX em negociações. Aqui, entendemos que o fluxo abaixo, repetido inúmeras vezes ao longo da diversas negociações conduzidas por clientes internos com a participação de departamentos jurídicos é uma grande causa de perda de tempo:

  1. Baixar um arquivo .docX a partir de um e-mail
  2. Abrir o MS Word para ler o arquivo
  3. Realizar as mudanças necessárias e salvar uma nova versão do arquivo
  4. Enviar novamente pelo e-mail a nova versão
  5. Repetir os passos anteriores até chegar em um denominador comum

Ainda assim, fato é que o formato .docX é predominante no mundo, bem como a interface do MS Word é reconhecida por advogados como parte integral de seu trabalho. Por isso, reformulamos a experiência pensando em dois pilares:

  • Compatibilidade integral de arquivos editados em nosso software com o MS Word
  • Experiência idêntica à atual para quem não tiver acesso ao software 

No próximo post, falaremos sobre as 3 dores seguintes, Falta de visibilidade sobre as etapas e os envolvidos na elaboração de contratos (e.g. em quanto tempo finaliza? quem falta assinar?); Alto volume de atividades operacionais e repetitivas (e.g. preenchimento de templates padrão) e Inexistência de indicadores qualitativos e quantitativos sobre o processo como um todo (e.g. tempo por etapa, cláusulas mais discutidas). 

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