A tecnologia na automação de documentos

  • Katia Moura Rodrigues
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Por Gustavo Monteiro, Diretor Jurídico da Minutrade

O gerenciamento de registros é fundamental para o planejamento e organização de empresas. E com a transformação digital, novas alternativas surgiram para otimizar processos.

Dentre as inúmeras soluções digitais que existem atualmente, podemos fazer a automação de documentos por software. Portanto, você verá a minha experiência prática com a implementação de tecnologia para automação de documentos no jurídico.

A automação de documentos para empresas

Em 2001, escrevi um breve artigo em que defendia o protagonismo do departamento jurídico interno das empresas (Jurídico Estratégico). Naquela ocasião, o “jurídico interno” era tido apenas como um departamento reativo, muitas vezes percebido pelos demais departamentos da empresa como a “área que trava as coisas”.

Minha intenção era mudar esse conceito. Por isso, decidi implementar algumas ações com o objetivo de mudar o “mindset” interno na empresa em que era gerente jurídico, no setor de telecomunicações.

Minha crença é a de que as empresas estão inseridas em um contexto econômico e social no qual se relacionam com diversos agentes. Nessas diversas relações, as empresas assumem perante aqueles agentes determinadas obrigações, decorrentes das leis que regulam cada uma dessas relações, denominadas relações jurídicas. Assim, para cada relação jurídica estabelecida, há, geralmente, uma lei correspondente.

As empresas também possuem uma responsabilidade social com o Estado e a Sociedade, que muitas vezes extrapolam a relação jurídica mais evidente e ubíqua. Cada vez mais, as organizações assumem juntamente com o Estado, um papel de auxiliar deste na sua atividade básica de fomentar o desenvolvimento econômico e social do País. Nesse caso, também, é estabelecida uma relação jurídica, com a diferença que aqui ela decorre diretamente do modelo Constitucional para o Estado Brasileiro, o qual se constrói dia a dia.

Com efeito, as empresas, a todo momento, se deparam com limites e restrições legais, e responsabilidades sociais, devendo, pois, conciliar o exercício de suas atividades econômicas com tais limites, restrições e responsabilidades, sob pena de serem penalizadas em razão do descumprimento da lei ou da incapacidade do País se desenvolver em todos os seus aspectos.

A relevância do departamento jurídico nas empresas

Pois bem, o que acreditava naquela época tornou-se realidade: os departamentos jurídicos ganharam relevância nas empresas, exercendo seu verdadeiro papel de Jurídico Estratégico, que é de assessorar as empresas em todas as suas relações jurídicas, visando que elas exerçam suas atividades econômicas em conformidade com a lei e com suas responsabilidades sociais.

O departamento jurídico deve estar integrado com as demais áreas da empresa, participando ativamente das atividades exercidas por elas, a fim de prevenir responsabilidades, mitigar riscos e contribuir para maximização de resultados corporativos e sociais.

Nesse sentido, o avanço tecnológico é um forte aliado para disseminação e implementação dessa cultura de protagonismo dos departamentos jurídicos, que passam a poder dedicar seu tempo para pensar o negócio estruturalmente, propor ações estratégicas, antecipar e prevenir problemas e litígios, enfim, ser um órgão propositivo e não apenas reativo. Obviamente, continuaremos a “apagar incêndios”, mas isso deve ser a exceção e não a regra a ser perseguida.

No entanto, a tecnologia não é um fim em si, mas um meio fundamental a favor desse papel de protagonismo dos departamentos jurídicos. Digo isso, porque percebo uma falta de atenção para um componente essencial dessa equação, que é a gestão do conhecimento, sem ela, a tecnologia, ouso dizer, fica “vazia”, como se fosse uma caixa sem seu conteúdo.

Para melhor esclarecer meu raciocínio, vou me valer de recente experiência na implementação de solução de automação de documentos que fizemos na empresa em que exerço a função de Diretor Jurídico.

A grande virtude do processo de implementação da solução de automação de documentos foi a intensa interação entre os times da empresa e do fornecedor para construir o fluxo de geração dos documentos.

Isso demandou tempo precioso dedicado a pensar e customizar o “workflow” em linha com a realidade da empresa, a pensar e estruturar os formulários de geração de contratos com perguntas assertivas e de fácil compreensão, para que as pessoas da área de negócios pudessem gerar diretamente os contratos.

Este processo é o que chamo de gestão do conhecimento, que passa por pensar um método e implementá-lo de maneira que tenha aplicação universal dentro de um determinado contexto.

Implementação da automação de documentos e colaboração entre áreas

Durante a fase de implementação, envolvi a área de negócios, de tecnologia da informação e governança da empresa nas discussões, sob a coordenação do jurídico. Construímos em conjunto o nosso “workflow” e formulários, ficando a cargo do fornecedor fazer as necessárias customizações, além de contribuir para essa construção do “workflow” e formulários.

Foi um trabalho intenso cuja recompensa é o uso da solução sem resistências, ou “reclamações”, dentro da empresa. Todos “compraram” a solução e hoje os contratos que estruturamos para solução são gerados exclusivamente dentro dela.

Outro aspecto relevante que foi pensado com a implementação da solução de automação de documentos foi a estruturação de formulários para inserir os dados do nosso legado de contratos, de forma a construir um banco de dados de fato inteligente, com a finalidade de facilitar pesquisas internas e geração de relatórios diversos e, igualmente, agilizar a busca de informações em processos de auditoria ou “due diligence”, de maneira assertiva e segura. Com isso, teremos um “data room” do jurídico atualizado regularmente, pelo menos no que se refere aos instrumentos contratuais.

Tecnologia aplicada na gestão do conhecimento

Por fim, ao escrever esse artigo a reflexão que deixo é que muito se fala sobre estruturação de dados, inteligência artificial, análises preditivas de dados etc., mas pouco sobre gestão do conhecimento aplicada a esse processo. Na minha opinião, o uso da tecnologia não funciona sem a gestão do conhecimento. 

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Leia também: A estruturação de dados e suas complexidades.